Để chọn được một ứng dụng số phù hợp giúp bạn quản lý công việc hằng ngày hiệu quả, bạn sẽ cần xem xét đến nhiều yếu tố. Trong trường hợp cảm thấy bị choáng ngợp trước sự đa dạng của các ứng dụng lập kế hoạch hiện có, bạn có thể tham khảo danh sách 14 ứng dụng miễn phí được ELLE đề xuất dưới đây.

Những điều cần lưu ý khi lựa chọn ứng dụng lập kế hoạch

Trước khi bắt đầu sử dụng các ứng dụng lập kế hoạch để quản lý cuộc sống, bạn có thể đặt những câu hỏi như: “Liệu mình có thể sử dụng ứng dụng này cho cả công việc và mục đích cá nhân không?”; “Ứng dụng này có những tính năng nào để giúp mình cải thiện năng suất và theo dõi công việc một cách dễ dàng hơn?”; “Ứng dụng này có dễ cài đặt và sử dụng không?”… Đồng thời, bạn cũng cần cân nhắc các khía cạnh khác, như giao diện hiển thị, khả năng sử dụng trên nhiều thiết bị và khoản phí phải chi trả… Bên cạnh đó, mỗi người đều có những ưu tiên và nhu cầu khác nhau. Vì vậy, bạn nên trải nghiệm một vài ứng dụng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Điều này giúp đảm bảo ứng dụng được chọn sẽ hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của bạn.

Ảnh: Unsplash/Jess Bailey

Bí quyết sống

Tìm hiểu phương pháp cải thiện năng suất phù hợp với bạn

Những ứng dụng lập kế hoạch miễn phí nổi bật nhất hiện nay

1. Google Calendar

Đơn giản, dễ sử dụng nhưng hiệu quả cao là những ưu điểm nổi bật của Google Calendar – một trong những ứng dụng lên lịch và quản lý thời gian hàng đầu hiện nay. Ứng dụng này có nhiều tính năng tiện lợi, như đặt lời nhắc, thiết lập chu kỳ lặp lại và mã hóa màu cho các sự kiện… Song, cần lưu ý rằng nếu bạn thêm quá nhiều công việc hoặc sự kiện vào lịch biểu, màn hình hiển thị của Google Calendar có thể trở nên quá tải, khiến bạn cảm thấy choáng ngợp trước số lượng nhiệm vụ phải hoàn thành.

Ảnh: Stormboard

Ảnh: Appointment Reminders

2. Plaky

Nếu thường xuyên tham gia vào các dự án nhóm, Plaky có thể trở thành trợ thủ đắc lực giúp bạn lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của những dự án đó. Đồng thời, ứng dụng này còn giúp bạn lên lịch và quản lý công việc cá nhân một cách dễ dàng, hiệu quả. Hạn chế lớn nhất của Plaky tính đến thời điểm hiện tại là chưa hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng phổ biến khác, trong đó có Google Calendar. Dù vậy, bạn vẫn có thể kết nối Plaky với Clockify để theo dõi thời gian và lịch biểu.

Ảnh: SoftwareAdvice

Bí quyết sống

10 thói quen đơn giản giúp bạn nâng cao tinh thần và hiệu suất làm việc

3. Notion

Ra mắt lần đầu vào năm 2016, Notion nhanh chóng trở thành một ứng dụng ghi chú và quản lý công việc đa năng được nhiều người ưa chuộng. Với khả năng tạo trang, đặt lời nhắc, chèn ảnh, thêm tiêu đề và nhiều tính năng khác, Notion cho phép bạn tự do tùy chỉnh và sáng tạo trang theo phong cách, sở thích riêng. Đặc biệt, ứng dụng này còn cung cấp nhiều chế độ hiển thị khác nhau, như bảng, dòng thời gian, lịch biểu…, giúp bạn theo dõi nội dung ghi chú và danh sách việc cần làm một cách thuận tiện, dễ dàng. Tuy nhiên, Notion cũng có một số hạn chế gây khó khăn cho người dùng khi sử dụng, bao gồm cách dùng tương đối phức tạp và gói miễn phí chỉ cho phép dung lượng tệp tải lên tối đa là 5MB… 

Ảnh: ComputerCity

Ảnh: Notion

4. Clockify

Clockify không chỉ là một công cụ linh hoạt giúp các tổ chức quản lý tài nguyên – nhân sự, mà còn là trợ thủ đắc lực hỗ trợ các cá nhân lên lịch cho những việc cần làm nhằm nâng cao năng suất. Trong Clockify, người dùng có thể thiết lập thời gian bắt đầu và kết thúc cho một dự án hoặc công việc, đồng thời gắn thẻ cho các nhiệm vụ để tìm kiếm dễ dàng hơn. Dù vậy, ứng dụng này vẫn thiên về quản lý tài nguyên và nhóm nên khó có thể phát huy tối đa tiềm năng khi được sử dụng cho mục đích cá nhân.

Ảnh: Infinity Community Forum

Ảnh: Clockify

5. Apple Reminders 

Với cách dùng đơn giản và khả năng đồng bộ mạnh mẽ với các thiết bị Apple khác, Apple Reminders được đánh giá là một trong những ứng dụng quản lý công việc tốt nhất dành cho người dùng Apple. Một số tính năng nổi bật của ứng dụng này là tạo danh sách theo hai chế độ Standard hoặc Smart, thêm hình ảnh, gắn thẻ nhiệm vụ và đánh dấu ưu tiên cho các đầu việc quan trọng… Song, Apple Reminders hiện vẫn chưa cung cấp tính năng thông báo cho người dùng về tiến độ hay thời hạn phải hoàn thành nhiệm vụ. Điều này phần nào gây bất tiện cho quá trình theo dõi và quản lý công việc. 

Ảnh: Apple Support

6. Any.do 

Ra mắt từ cuối năm 2011, Any.do là một trong những ứng dụng hàng đầu giúp bạn xác định và sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên phù hợp. Ứng dụng này sở hữu nhiều tính năng tiện ích để bạn quản lý công việc hàng ngày hiệu quả hơn, như đặt lời nhắc, thêm ghi chú, tạo nhiệm vụ phụ và chèn tệp đính kèm. Tuy nhiên, Any.do có hạn chế về khả năng tùy chỉnh không gian làm việc, cũng như giới hạn một số tính năng nổi bật trong phiên bản miễn phí.

Ảnh: Any.do

Xem thêm

• 6 cách giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả để tận hưởng cuộc sống

• 9 lời khuyên giúp bạn tập trung làm việc tốt hơn

• 9 lời khuyên giúp bạn có cuộc sống thành công và hạnh phúc từ tỷ phú Warren Buffett

7. Trello

Trello được phát triển dựa trên nguyên tắc Kanban, giúp bạn sắp xếp và phân loại công việc một cách trực quan, hiệu quả. Cách sử dụng Trello khá đơn giản, chủ yếu thông qua việc kéo, thả các thẻ nhiệm vụ vào các bảng “đã làm”, “chưa làm”, “đang tiến hành”… Đồng thời, bạn cũng có thể tùy chỉnh màu nền hoặc đặt mã màu cho các thành tố theo ý muốn. Ngoài ra, phiên bản trả phí của ứng dụng này còn cho phép bạn điều chỉnh mức độ ưu tiên và trạng thái thực hiện công việc.

Ảnh: Atlassian

8. ClickUp

Ảnh: ClickUp

ClickUp là công cụ quản lý dự án chủ yếu dành cho các nhóm và tổ chức, đồng thời là ứng dụng hữu ích giúp các cá nhân quản lý thời gian hàng ngày. Trong ClickUp, bạn có thể tạo danh sách và điền các việc cần làm, cũng như bổ sung nhiệm vụ phụ và thêm mô tả chi tiết. Đáng chú ý, ClickUp có khá nhiều chế độ hiển thị danh sách công việc khác nhau, như lịch biểu, dòng thời gian và sơ đồ tư duy. Bên cạnh đó, ứng dụng này còn tích hợp tính năng theo dõi thời gian để bạn xác định thời gian đã dùng để hoàn thành nhiệm vụ. 

Ảnh: ClickUp

Một điểm cộng khác của ClickUp là tính năng Docs và Whiteboards, cho phép người dùng tự do ghi chú hoặc phác thảo hình ảnh, ý tưởng. Tuy nhiên, ứng dụng này vẫn phù hợp hơn khi sử dụng cho nhóm hoặc tổ chức. Ngoài ra, gói trả phí của ClickUp cũng có giá khá cao so với các ứng dụng khác trong danh sách.

9. TickTick 

Nếu đang tìm kiếm một ứng dụng đa năng vừa giúp bạn quản lý cuộc sống vừa theo dõi thói quen hằng ngày, TickTick có thể là lựa chọn bạn nên cân nhắc. Ngoài các chức năng cơ bản như ghi chú, lập kế hoạch, TickTick còn cung cấp tiện ích Ma trận Eisenhower và Đồng hồ Pomodoro để bạn xác định thứ tự ưu tiên công việc và tập trung hơn vào nhiệm vụ. Thêm vào đó, bạn có thể sử dụng TickTick để xây dựng và theo dõi tần suất thực hiện những thói quen tích cực.

Ảnh: Flathub

Bên cạnh những ưu điểm, TickTick cũng tồn tại một số hạn chế nhất định. Chẳng hạn, nhiều tính năng hữu ích chỉ hoạt động trên phiên bản trả phí, và số lượng nhiệm vụ có thể thêm vào cũng bị giới hạn. Ngoài ra, bạn chỉ có thể tải lên một tệp đính kèm mỗi ngày. 

10. Evernote 

Không chỉ là ứng dụng ghi chú được nhiều người yêu thích, Evernote còn là công cụ giúp quản lý công việc hiệu quả. Ứng dụng này cung cấp nhiều tính năng như ghi âm trực tiếp, phác thảo ý tưởng bằng bảng vẽ, tùy chỉnh thời hạn hoàn thành công việc, đặt thông báo nhắc nhở và đánh dấu ưu tiên cho nhiệm vụ. Tuy nhiên, để trải nghiệm đầy đủ các tính năng này, bạn có thể sẽ cần nâng cấp lên gói trả phí.

Ảnh: Stealth Optional

11. Routine 

Là một ứng dụng lập kế hoạch hàng ngày, Routine hứa hẹn sẽ giúp bạn tập trung hơn cho các nhiệm vụ và nâng cao hiệu suất làm việc của bạn. Đây là lựa chọn hoàn hảo cho những ai đang tìm kiếm một ứng dụng với tính năng ghi chú và quản lý lịch trình nâng cao. Routine hiện cung cấp hai phiên bản miễn phí và trả phí để bạn lựa chọn theo nhu cầu. 

Ảnh: Routine

Với Routine, bạn có thể thêm các nhiệm vụ mới vào lịch, cũng như nắm bắt được tổng thể danh sách việc phải làm hàng tuần. Ngoài ra, Routine còn cho phép bạn lên lịch, thêm người tham dự và ghi chú cho các sự kiện sắp diễn ra. Dù vậy, bạn sẽ cần một thời gian để làm quen và sử dụng ứng dụng một cách thành thạo. Mặt khác, phiên bản web của Routine có tốc độ khá chậm, gây bất tiện cho những người muốn dùng ứng dụng này trên máy tính.

12. Ellie Planner

Được phát triển dựa trên phương pháp “đóng gói” thời gian (Timeboxing), Ellie Planner là công cụ hữu ích giúp bạn lên lịch và quản lý công việc hằng ngày. Đặc biệt, Ellie Planner có tích hợp tính năng theo dõi thời gian để bạn kiểm tra hiệu suất thực hiện các công việc. Ngoài ra, ứng dụng này còn bao gồm nhiều tính năng tiện ích khác, như đặt thời hạn cho công việc và xác định mức độ ưu tiên nhiệm vụ… Dù vậy, hầu hết các tính năng nâng cao chỉ khả dụng trên phiên bản trả phí.

Ảnh: Ellie

13. Structured 

Structured có cách sử dụng khá tương tự với Google Calendar, và là một trong những ứng dụng lập kế hoạch miễn phí tốt nhất bạn nên thử để theo dõi các nhiệm vụ nhỏ hằng ngày của mình. Một số ưu điểm nổi bật của Structured là thêm các nhiệm vụ phụ bên dưới nhiệm vụ chính, xem lại những ghi chú đã viết và thiết lập mã màu cho từng nhiệm vụ khác nhau. Dù vậy, so với các ứng dụng khác trong danh sách này, Structured có ít tính năng hơn và những tính năng hữu ích nhất đều nằm trong gói trả phí.

Ảnh: Structured

14. Memorigi 

Memorigi là một ứng dụng tạo to-do-list dễ sử dụng, giúp bạn theo dõi công việc hằng ngày, nhiệm vụ sắp tới và cả những việc đã hoàn thành. Ứng dụng này có giao diện đầy màu sắc, dễ điều hướng và nhiều tính năng quản lý tác vụ hướng đến nhu cầu cá nhân của người dùng. 

Ảnh: Google Play

Ưu điểm lớn nhất của Memorigi là cấu trúc phân cấp, cho phép bạn chia nhỏ các dự án của mình thành các mục nhỏ để quản lý dễ dàng, hiệu quả hơn. Tuy nhiên, bạn có thể phải nâng cấp lên gói trả phí nếu muốn sử dụng đầy đủ các tính năng trên ứng dụng này.

Ảnh: Memorigi