Superstructure: Mẹo đơn giản hóa việc ra quyết định

Nếu bạn đang mất quá nhiều thời gian mỗi khi ra quyết định kể cả những quyết định nhỏ nhặt nhất; thường xuyên tham khảo ý kiến người khác, tra cứu thông tin, suy nghĩ thật lâu trước khi ra quyết định; từng cảm thấy khó khăn khi đứng trước quá nhiều sự lựa chọn đến mức không thể đưa ra lựa chọn nào… hãy cùng tham khảo phương pháp dưới đây để đơn giản hóa việc ra quyết định của bạn.

SUPERSTRUCTURE LÀ GÌ?

Ảnh: Pexels/Pavel Danilyuk

Nếu bạn đã từng nghe qua phương pháp MoSCoW (kỹ thuật sắp xếp độ ưu tiên trong công việc theo bốn cấp độ must-should-could-would), Superstructure là phương pháp tương tự nhưng được nhiều người đánh giá là có mức độ hiệu quả cao hơn. Nhìn chung, Superstructure là một công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên để chia các nhiệm vụ thành ba loại riêng biệt: “phải có”, “nên có” và “thật tốt nếu có”.

Trắc nghiệm

Cách sắp xếp bàn làm việc tiết lộ điều gì về phong cách làm việc của bạn?

Phải có (Must Have)

Đây là yếu tố quan trọng nhất giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Đó có thể là một nhiệm vụ hoặc một yếu tố cần thiết để hoàn thành công việc. Nếu không có thành phần “must have”, bạn sẽ không thể đạt được kết quả mình mong muốn, các mục tiêu được đặt ra sẽ mãi nằm gói gọn trong cụm từ “giấc mơ viển vông” và không bao giờ trở thành hiện thực.

Nên có (Should Have)

“Quan trọng nhưng cũng không quan trọng” là câu mô tả chính xác nhất về tính chất của khái niệm này. Những yếu tố “nên có” thường có tầm quan trọng ở mức trung bình, tức chúng có thể có cũng có thể không. Tuy nhiên nếu có, chúng sẽ mang lại những tác động tích cực cho kết quả cuối cùng, và nếu không, chúng có thể làm giảm hiệu quả đáng kể của những điều bạn đang cố gắng thực hiện.

Thật tốt nếu có (Good To Have)

Để hiểu hơn về khái niệm này, bạn có thể liên tưởng đến những câu nói thường gặp trong cuộc sống: “Thật tốt nếu tôi có thời gian để nghỉ ngơi”, “thật tốt nếu có bạn bên cạnh”, “thật tốt nếu tôi biết điều này sớm hơn”… Vậy, yếu tố “good to have” sẽ khiến mọi việc trở nên nhẹ nhàng, tốt đẹp hơn rất nhiều nhưng nếu chúng không xuất hiện thì cũng không gây ảnh hưởng tiêu cực đến bạn và việc bạn đang làm.

Ảnh: Pexels/Koolshooters

Tóm lại, bạn cần làm gì trước khi đưa ra quyết định? Dưới đây là hướng dẫn cách áp dụng phương pháp Superstructure trong mọi quyết định của bạn:

Bước 1: Có ý định rõ ràng

Bước đầu tiên để đơn giản hóa quyết định của bản thân là hãy đưa ra cái nhìn rõ ràng và tích cực nhất về những điều bạn mong muốn, đồng thời suy nghĩ về những chuyện có thể xảy ra khi bạn đưa ra một quyết định bất kỳ. Hãy tự đặt cho mình một số câu hỏi như: “Điều tồi tệ nhất mình có thể gặp phải là gì?”; “Sẽ như thế nào nếu mình tiến hành mọi thứ theo cách này?”; “Điều gì sẽ xảy ra nếu mình lựa chọn cách giải quyết đó?”.

Bước 2: Liệt kê kỹ lưỡng mọi thứ

Bạn nên liệt kê càng kỹ lưỡng càng tốt tất cả nhiệm vụ, yếu tố cần thiết để hoàn thành mục tiêu đề ra. Bạn càng kỹ lưỡng, bức tranh tổng thể hiện ra càng chi tiết, đơn giản và dễ hiểu.

Bước 3: Phân loại ba yếu tố

“Phải có”, “nên có” và “thật tốt nếu có”, bước cuối cùng bạn cần làm là phân tích, sàng lọc và sắp xếp ba yếu tố này để cho ra quyết định cuối cùng.

Xem thêm:

• 3 từ khóa giúp bạn thay đổi suy nghĩ để dẫn đến thành công

• Kiểm soát suy nghĩ: Thói quen tuy khó mà dễ!

• Sức mạnh của việc suy nghĩ tích cực về tương lai

LỢI ÍCH CỦA PHƯƠNG PHÁP SUPERSTRUCTURE?

1. Có tầm nhìn rõ ràng

Ảnh: Pexels/Leeloo Thefirst

Hãy nghĩ xem tại sao bạn lại gặp khó khăn mỗi khi ra quyết định: Do thời gian cấp bách? Do chưa có sự chuẩn bị? Do cảm thấy chưa chắc chắn? Trong thực tế, hầu hết chúng ta không thể ra quyết định thường do những suy nghĩ lộn xộn đang lấp đầy tâm trí khiến bạn trở nên rối rắm và mơ hồ về mọi thứ. Tuy nhiên, Superstructure có khả năng giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Khi ba yếu tố đã phân loại được bày sẵn ra trước mắt, bạn chắc chắn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ điều gì, không phải ra quyết định theo kiểu đoán mò và cũng không bị lạc vào vòng lặp luẩn quẩn trong suy nghĩ. Thay vào đó, việc phân loại này có thể giúp bạn giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng hơn và vẽ ra bức tranh toàn cảnh rõ ràng nhất về kết quả sẽ đạt được.

2. Tiết kiệm thời gian

Việc ra quyết định sẽ trở nên đơn giản hơn nếu chúng ta biết cách phân bổ một lượng thời gian nhất định cho việc sắp xếp những suy nghĩ trong đầu. Khi đã có được danh sách ba yếu tố “phải có”, “nên có” và “thật tốt nếu có”, bạn có thể dễ dàng nhận ra điều quan trọng nhất trong thời điểm hiện tại là gì, sau đó dành hết thời gian và năng lượng của mình để thực hiện “nhiệm vụ tối thượng” này.

Ngoài ra, nếu bạn biết cách lên kế hoạch và giao phó hoặc nhờ vả người khác thực hiện những nhiệm vụ trong phân loại “thật tốt nếu có”, điều này sẽ giúp bạn tránh làm hao tổn thời gian và công sức của bản thân vào những việc đáng lẽ ra nên để người khác làm.

3. Tối ưu năng suất

Bất kể bạn cần ra quyết định để phục vụ cho mục đích nào: lập kế hoạch cho bữa tiệc năm mới, đạt điểm cao trong một môn học, hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn trong buổi họp quan trọng của công ty… Superstructure là phương pháp phù hợp với mọi quyết định từ nhỏ đến lớn trong cuộc sống. Và khi đã đầu tư tối đa năng lượng, công sức và thời gian của mình vào những điều quan trọng, bạn có thể dễ dàng đạt được những khởi đầu tốt đẹp và kết quả ngọt ngào.

Bí quyết sống

10 thói quen của người có năng suất làm việc cao

VÍ DỤ VỀ VIỆC ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP SUPERSTRUCTURE VÀO CUỘC SỐNG HẰNG NGÀY

Tình huống 1: Chuyển nhà

Ảnh: Unsplash/Panos Sakalakis

Quá trình chuyển nhà thực tế không đơn giản như bạn nghĩ, bạn có thể sẽ gặp phải nhiều khó khăn trong việc phân loại và đóng gói đồ đạc, khuân vác đồ cồng kềnh, thất lạc đồ, rơi vỡ đồ… Lúc này, phương pháp Superstructure có thể giúp bạn sắp xếp lại một số nhiệm vụ cần làm. Nhưng trước hết, bạn cần liệt kê mọi thứ mình cần hoàn thành, ví dụ:

Tìm kiếm vật dụng hỗ trợ đóng gói
Dọn dẹp và sắp xếp đồ đạc
Nhận báo giá từ các công ty chuyển nhà
Đóng gói những vật dụng ít sử dụng
Cập nhật địa chỉ nhà mới trên tất cả phương tiện trao đổi thông tin
Lên kế hoạch ăn uống để tránh lãng phí
Xác nhận ngày, giờ với công ty vận chuyển
Đo đạc đồ nội thất lớn
Cập nhật hợp đồng bảo hiểm nhà tư nhân
Dọn dẹp đồ đạc kỹ lưỡng lần cuối

Yếu tố “Phải có”

Nếu bạn có dự định sử dụng dịch vụ của công ty chuyển nhà, một trong những điều quan trọng nhất bạn cần làm là hỏi rõ giá cả và ngày giờ vận chuyển để đảm bảo về ngân sách và tiến độ chuyển nhà của bạn.

Sau đó, bạn nên chuẩn bị các vật dụng hỗ trợ đóng gói một tháng trước khi bắt đầu chuyển nhà: thùng carton, băng keo, bọc xốp, màng bọc, giấy báo, bao tải…

Cuối cùng, bạn phải dọn dẹp và sắp xếp đồ đạc của mình, xem xét món nào cần giữ và đồ nào cần bỏ đi để nhường chỗ trống cho những vật quan trọng. Sau khi đã phân tích kỹ lưỡng, đây là danh sách những yếu tố “phải có” của bạn:

Nhận báo giá từ các công ty chuyển nhà
Xác nhận ngày, giờ với công ty vận chuyển
Tìm kiếm vật dụng hỗ trợ đóng gói
Dọn dẹp và sắp xếp đồ đạc

Yếu tố “Nên có”

Ảnh: Unsplash/Dane Deaner

Như đã đề cập, nhiệm vụ được xếp vào mục “nên có” là những việc quan trọng nhưng cũng không quá quan trọng. Ví dụ, đo đạc đồ nội thất lớn mặc dù không phải là công việc nhất định phải làm nhưng điều này có thể giúp bạn tránh được những rủi ro và cản trở trong khâu vận chuyển sắp tới.

Bên cạnh đó, việc cập nhật hợp đồng bảo hiểm nhà tư nhân, hoặc cập nhật địa chỉ nhà mới trên tất cả phương tiện trao đổi thông tin cũng đóng vai trò quan trọng giúp cuộc sống của bạn sau khi chuyển nhà trở nên dễ dàng hơn, ít gặp phải khó khăn, trở ngại. Vậy, những nhiệm vụ bạn “nên có” bao gồm:

Cập nhật hợp đồng bảo hiểm nhà tư nhân
Đóng gói những vật dụng ít sử dụng
Cập nhật địa chỉ nhà mới trên tất cả phương tiện trao đổi thông tin
Đo đạc đồ nội thất lớn

Yếu tố “Thật tốt nếu có”

Sau khi đã phác thảo những nhiệm vụ “phải có” và “nên có”, đã đến lúc gom tất cả nhiệm vụ còn lại vào danh sách cuối cùng. Đây là những công việc bạn có thể tự thực hiện nếu có sẵn thời gian và nguồn lực, nhờ người khác giúp đỡ, thậm chí trong một số trường hợp, bạn hoàn toàn có thể cân nhắc bỏ qua yếu tố này. Danh sách bao gồm:

Lên kế hoạch ăn uống để tránh lãng phí
Dọn dẹp đồ đạc kỹ lưỡng lần cuối

Xem thêm:

• 5 bước giúp bạn dọn dẹp và sắp xếp tủ lạnh dễ dàng hơn

• 11 sản phẩm giúp nhà cửa luôn gọn gàng, ngăn nắp

• 17 lỗi cần tránh khi trang trí không gian nhỏ

Tình huống 2: Chọn công việc

Ảnh: Unsplash/Windows

Bạn vừa nhận được lời mời làm việc chính thức từ một công ty lớn và tự hỏi mình có nên nắm bắt ngay cơ hội “tốt đẹp” này không? Thay vì hấp tấp chấp nhận lời mời, hãy dành một ít thời gian để xem xét thật kỹ ví dụ dưới đây dựa trên phương pháp Superstructure:

Yếu tố “Phải có”